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SAYCO

Aviso de privacidad

Versión 0.4BORRADOR

Pendiente de la aprobación del abogado de la sociedad: todavía no rige y nadie tiene que aceptarlo.

Este aviso explica qué datos personales se tratan en NoDuck, el programa de admisión de socios y obras de SAYCO, para qué, por cuánto tiempo y cómo puede ejercer sus derechos (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, hoy en el Decreto 1074 de 2015).

1. Responsable del tratamiento

SAYCO («la sociedad»).

  • Razón social: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]
  • NIT: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]
  • Domicilio y dirección: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]
  • Correo y teléfono: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]
  • Área que atiende consultas y reclamos sobre datos personales: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]

2. Encargado del tratamiento

  1. Metadatium desarrolla, aloja y opera NoDuck por cuenta de la sociedad y según sus instrucciones («el operador»). Razón social completa, NIT y correo del operador: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  2. Para hacerlo usa estos proveedores:
    • el servidor donde corre NoDuck. Proveedor y país: [A CONFIRMAR CON ABOGADO];
    • Microsoft 365 de la sociedad, para el inicio de sesión del personal con su cuenta de trabajo y para los correos que salen de NoDuck. Región del servicio: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  3. Para comprobar que las copias de seguridad se pueden restaurar, el operador descifra una copia en su propio computador, no en el servidor. Ese computador también guarda, cifradas, las copias de los últimos 8 días.
  4. El operador no usa los datos para nada distinto de lo que la sociedad le encarga.

3. De quién son los datos

  1. Las personas que piden ingresar a la sociedad o actualizar sus datos («aspirantes»): personas naturales y, en la actualización de datos, personas jurídicas.
  2. Los menores de edad que piden ingresar, y su padre, madre o tutor.
  3. Los herederos de un socio fallecido, y los datos del socio que aparecen en sus documentos.
  4. Los representantes legales de las personas jurídicas.
  5. Las personas que se nombran en las obras: autores, compositores e intérpretes.
  6. El personal de la sociedad que usa NoDuck.

4. Qué datos se tratan

  1. Identificación y contacto del aspirante: nombres y apellidos, seudónimos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad, departamento, ciudad, dirección, correo, celular, calidad (autor, compositor), IPI y carné.
  2. Los documentos que piden los formularios de la sociedad, según el tipo de ingreso y el proceso de la sociedad, entre otros: fotografía, documento de identidad, formulario firmado, RUT, pruebas de la utilización de las obras, contrato de mandato y, por cada obra, letra y partitura, audio, carátula, certificado de registro y declaración de obra.
  3. Datos de menores de edad: tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento del menor, y nombre, documento y parentesco de su padre, madre o tutor, con su documento de identidad.
  4. Herederos: partida o registro civil de defunción del socio, escritura de la sucesión, pruebas del parentesco (registros civiles, declaraciones extrajuicio) y poderes de los demás herederos.
  5. Datos bancarios: la certificación bancaria, como documento, en los tipos de ingreso que la piden. NoDuck no guarda hoy el banco, el tipo ni el número de cuenta como datos aparte.
  6. Datos sensibles: NoDuck no los pide como datos aparte, pero algunos documentos pueden contenerlos. Si la fotografía, la pertenencia a una sociedad de gestión colectiva o lo que dice una partida de defunción son datos sensibles, y cómo se tratan: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]. Usted no está obligado a dar datos sensibles ni a responder preguntas sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
  7. El trámite de cada caso: sus pasos y decisiones, los comentarios del personal, los intentos de contacto (canal, resultado y fecha que el aspirante promete) y los mensajes que se le envían.
  8. Del padrón de socios de la sociedad, solo en los tipos de ingreso que buscan en el padrón (hoy, la actualización de datos): NoDuck lo consulta en vivo para llenar el formulario y no guarda una copia del padrón.
  9. Del personal: usuario, nombre, rol, área, correo vinculado y su identificador de Microsoft, y correo para avisos; la contraseña y los códigos de recuperación, guardados solo como huella criptográfica; el secreto de la verificación en dos pasos; la bitácora de sus acciones con la dirección IP; sus respuestas a los Términos de uso.
  10. Al navegar: una cookie técnica de sesión, firmada, con la cuenta, la sociedad y la hora de entrada (y el aviso de la última acción y los filtros de la última lista). El tema claro u oscuro queda solo en su navegador. NoDuck no usa cookies de analítica ni de publicidad.

5. Para qué se tratan

  1. Recibir, revisar y decidir la solicitud de ingreso o de actualización: verificar la identidad, los documentos y las obras; llevarla al Consejo Directivo en la relación mensual; pedir los documentos de la segunda ronda; pedir el IPI y el carné; y cargar los datos del socio en el sistema de socios de la sociedad.
  2. Comunicarse con el aspirante sobre su solicitud: por correo, por teléfono o por WhatsApp.
  3. Dejar constancia de cada paso, para responder consultas y reclamos.
  4. La seguridad del programa y de los datos: controlar quién entra, limitar los intentos y detectar accesos indebidos.
  5. Cumplir los deberes legales de la sociedad que lo exijan. Cuáles: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

6. La autorización del aspirante

  1. El aspirante autoriza el tratamiento de sus datos en el formulario firmado de la sociedad para su tipo de ingreso. NoDuck no le pide aceptar nada en línea.
  2. Al radicar un caso, NoDuck exige ese formulario firmado entre los documentos y deja en el historial del caso, con el nombre del documento: «Formulario firmado con autorización: sí» si el proceso de la sociedad dice que el formulario de ese tipo de ingreso trae la autorización, o «por confirmar» si no lo dice.
  3. Si el formulario de cada tipo de ingreso trae la autorización completa para las finalidades de este aviso, en especial para la solicitud de socio global y la de actualización de datos: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  4. Cómo autoriza cada heredero: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

7. Menores de edad

  1. Los datos de un menor de edad se tratan solo para su solicitud de ingreso, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
  2. Autoriza su padre, madre o tutor, que firma el formulario por él. NoDuck pide sus datos y su documento cuando el aspirante tiene menos de 18 años en la fecha de radicación.
  3. Texto de la autorización del padre, madre o tutor, y cómo se tiene en cuenta la opinión del menor: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

8. El personal de la sociedad

  1. Los datos del personal se tratan para darle acceso a NoDuck, para la seguridad y para la auditoría (Términos de uso, cláusula 6).
  2. Fundamento de ese tratamiento (la relación laboral o contractual con la sociedad, u otra autorización): [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

9. Con quién se comparten

  1. Con el operador y sus proveedores (numeral 2), que tratan los datos solo por cuenta de la sociedad.
  2. Dentro de la sociedad, con las áreas que trabajan cada paso del trámite y con el Consejo Directivo, que recibe la relación mensual.
  3. La sociedad no vende los datos.
  4. Si los servidores del operador o de Microsoft están fuera de Colombia, hay transmisión internacional de datos. Países y garantías: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  5. Otras entregas de datos a terceros, si las hay: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

10. Cuánto tiempo se conservan

  1. La bitácora del personal: 180 días.
  2. Las respuestas del personal a los Términos de uso: más tiempo, porque prueban qué aceptó cada persona; su IP se borra a los 180 días. Plazo: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  3. Los casos, sus documentos, sus versiones y su historial: NoDuck no los borra hoy. Plazo de conservación: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  4. Las copias de seguridad cifradas de cada noche. Plazo: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  5. La copia de la base de datos que se toma en el servidor antes de cada actualización del programa: se borra al terminar la actualización. Solo se conserva, hasta arreglarlo a mano, si la actualización se interrumpe, si la vuelta atrás tuvo que restaurar la base de datos o si la vuelta atrás falla.
  6. Los registros técnicos del servidor. Plazo: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  7. Los avisos dentro de NoDuck, incluidas las alertas de acceso con la IP: NoDuck no los borra hoy. Plazo: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  8. Lo que se borra sigue en las copias del numeral 4 hasta que estas venzan.

11. Sus derechos

Usted puede:

  • conocer, actualizar y rectificar sus datos;
  • pedir prueba de la autorización que dio;
  • saber, si lo pide, qué uso se ha dado a sus datos;
  • presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • revocar la autorización o pedir que se supriman sus datos, salvo que la sociedad deba conservarlos por ley o por contrato;
  • consultar sus datos gratis, al menos una vez cada mes calendario.

Los derechos de un menor de edad los ejerce su padre, madre o tutor.

12. Cómo ejercerlos

  1. Escriba a: [A CONFIRMAR CON ABOGADO]. Indique su nombre, cómo contactarlo y lo que pide.
  2. La sociedad verifica su identidad antes de responder. Cómo: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  3. Plazos: las consultas se responden en 10 días hábiles, prorrogables hasta 5 más; los reclamos, en 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 más.
  4. Si escribe al operador, este traslada su solicitud a la sociedad.

13. Seguridad

  1. Al programa solo entra el personal de la sociedad, cada persona con su cuenta, su contraseña y su verificación en dos pasos, o con su cuenta de trabajo de Microsoft.
  2. Cada cuenta ve los casos según su área: los Supervisores y las áreas de la sede ven todos; una seccional, solo los suyos; una cuenta sin área, ninguno. Cada área trabaja solo los pasos que le tocan.
  3. Su conexión con NoDuck va cifrada (HTTPS), y las copias de seguridad de cada noche van cifradas.
  4. Qué medidas de seguridad se informan en este aviso: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].

14. Política de tratamiento y cambios

  1. La política de tratamiento de datos de la sociedad está en: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].
  2. Este aviso tiene el mismo número de versión que los Términos de uso de NoDuck. Cada versión se conserva.
  3. Cómo se informan a los aspirantes los cambios importantes de este aviso: [A CONFIRMAR CON ABOGADO].